Tietosuojaseloste

Päivitetty 25.4.2024

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Museon kokoelmien ylläpito ja näytteille asettaminen sekä arkistoitujen tietojen tarjoaminen tutkijoiden käyttöön.
Museon sidosryhmien ja asiakkaiden tietoja tarvitaan myös tiedottamiseen ja markkinointiin sekä museon julkaisujen ja kutsujen lähettämiseen.
Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamista varten. Määräajoin varmistetaan, onko henkilötietojen säilyttäminen vielä tarpeen; jos ei ole, ne poistetaan. Asiakirjojen säilyttämisessä noudatetaan kaupungin arkistonmuodostussääntöä ja arkistolakia 831/1994.

2. Rekisterin tietosisältö

Toimintaa varten tarvittavat tiedot (esim. lahjoittajista): nimi, yhteystiedot, henkilötunnus/Y-tunnus (viimeksi mainittu laskutusta varten).
Kokoelmissa ja näyttelyissä esiintyvien henkilöiden nimi, ammatti, syntymä (- ja kuolinvuosi), tarvittaessa sukutaustaa.
Valokuvia dokumentointitarkoituksessa (perhe, koulu, tarha, sairaala tms.).
Kutsuvieraslistat: nimi ja osoite.
Laajoja valokuvakokoelmia 1800-luvun lopusta nykypäivään arkistojen tutkijoiden käyttöön.
Valokuvia voi tilata myös yksityiskäyttöön.
Vanhat kortistokortit lahjoittajista: lahjoittajan nimi.
Lahjoitus- ja lainasopimukset: sopimusosapuolen nimi ja yhteystiedot.
Lahjoitus- ja lainasopimuksia ylläpidetään Länsi-Uudenmaan ammatillisesti hoidettujen museoiden yhteisillä lomakkeilla.
Kokoelmien tiedot tallennetaan Sofie-tietokantaan digitaalisessa muodossa; tietokantaa ylläpitää Västerbottens museum. Järjestelmään saa tarvittaessa paljon tausta- ja sukutietoa perushenkilötietojen lisäksi.
Siirtolaisrekisterit ovat Turussa Åbo Akademin arkistossa ja Siirtolaisinstituutissa.
Kutsuvieraslistat ovat Word-ohjelmassa osoitetarradokumenttina.
Hangon museon ystävät ry jäseneksi liittyvien tiedot: nimi, yhteystiedot. Säilytetään sivustolla kunnes tiedot on siirretty (enintään 2 kuukautta) jäsenrekisteriin, jonka ylläpitäjä on Hangon museon ystävät ry.
Verkkopalvelun selaus- ja käyttötiedot (esimerkiksi käyttäjän tulotapa palveluun, selain- ja laitetieto, evästetunniste, palvelussa vietetty aika, maantieteellinen sijainti)

3. Säännönmukaiset tietolähteet

• Omaiset
• Kirkkoherranvirasto
• Lahjoittajat
• Muut arkistot
• Kirjallisuus ja vanhat lehdet
• Sivuston lomakkeet
• Matomo verkkoanalytiikka-alusta

4. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tilastointia varten luovutetaan kävijämäärät (ei henkilötietoja).
Vanhojen valokuvien kokoelmasta voidaan luovuttaa kuvia tutkimukseen ja yksityiskäyttöön.
Vanhoja valokuvia julkaistaan päivittäin Hangon museon ja Minun Hankoni -Facebook-sivuilla ja Instagramissa.

5. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei tavallisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Siirtolaisuutta koskevaa museon aineistoa voidaan lainata pyydettäessä ja erillisellä sopimuksella esimerkiksi Yhdysvaltoihin.

6. Rekisterin suojauksen periaatteet

6.1. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto (vanhat valokuvat) säilytetään lukituissa arkistotiloissa, ja museotoimistossa on lukittavat kaapit.

6.2. Sähköinen aineisto

Tietojärjestelmiin pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietokanta suojataan palvelimen käyttäjä- ja salasanatunnuksin.
Käyttöoikeudet ja käyttäjätunnus annetaan vain ohjelmaa käyttäville henkilöille. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuksien antamisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla passivoidaan käyttäjätunnus. Käyttöoikeus on tehtävän mukainen ja sisältää toiminnon mukaiset rajaukset.
Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen saadessaan käyttöoikeudet.
Kaupungille on laadittu ohjeisto tietosuojaloukkausten tai niiden uhkien varalta.

7. Tarkastusoikeus

Jokaisella on salassapitosäännösten estämättä oikeus tiedon etsimiseksi tarpeelliset seikat ilmoitettuaan saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.
Rekisteröity voi esittää tietojensa tarkastamista koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisterin yhteyshenkilölle tai rekisterin vastuuhenkilölle.

8. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.
Lainmukainen pyyntö virheellisen tiedon korjaamiseksi tulee osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle, pyyntö tulee esittää kirjallisesti.

9. Kielto-oikeus

Asiakastietojärjestelmässä olevat tiedot ovat salassa pidettäviä. Niitä ei luovuteta, ellei tietoa pyytävällä tai vastaanottavalla taholla ole lakiin perustuvaa oikeutta tiedon saamiseen.
Rekisteröidyn ei tarvitse esittää tietojen luovutuskieltoa.

10. Rekisteröidyn informointi

Rekisteröity on itse antanut tiedot, osa tiedoista on saatu omaisilta.
Tietosuojaseloste on nähtävillä Hangon kaupungin kotisivuilla.

11. Rekisterihallinto 

Rekisterin vastuuhenkilö on päävastuussa sisällöstä.
Yhteyshenkilö vastaa käytännön toimenpiteistä ja myös tietosuojaselosteen pitämisestä ajan tasalla.

Rekisterinpitäjänä toimii Hangon Museo. Käyttäjä voi milloin tahansa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisterin vastuuhenkilö ja yhteystiedot: 

Laura Lotta Andersson
Museonjohtaja
+358 (0)40 135 9224
laura.lotta.andersson@hanko.fi

Hangon museotoimisto
Pitkäkatu 17
10900 Hanko